La lettre : les formules d’appel

La rédaction d’une lettre obéit à des codes et à un formalisme précis : lieu et date de rédaction, identification du destinataire par une formule d’appel, introduction pour préciser la nature du message, corps de la lettre, formule de politesse et signature du rédacteur.

La formule d’appel -ou appellation- permet d’identifier le destinataire de la lettre et doit répondre aux conventions sociales. Plus le destinataire occupe une place importante dans la société et plus vous devrez être vigilant quant au respect des codes de rédaction de votre courrier.

1. Formules les plus courantes :

Madame, / Mademoiselle, / Monsieur, : il n’y a qu’un seul destinataire et le choix de la formule est neutre; les correspondants ne se connaissent pas.

Pour un courrier adressé à un couple ou à des destinataires totalement inconnus (le rédacteur ne sait pas qui lira la lettre, par exemple dans le cas d’un courrier envoyé à un service administratif) nous écrirons : Madame, Monsieur,

Chère Madame, / Cher Monsieur, : la formule indique que le rédacteur et le destinataire se connaissent un peu et marque un degré de sympathie dans la relation.

Particularité : Chère Mademoiselle, ne s’emploie pas (formulation incorrecte).

Attention : la formule est toujours suivie d’une virgule, ne pas omettre les majuscules, ne pas utiliser d’abréviations et ne pas précéder de l’adjectif possessif « ma » ou « mon » déjà inclus dans le nom Madame, Monsieur dans la formule Chère Madame, ou Cher Monsieur,- par contre nous pourrons écrire Ma chère tante, ou Ma chère Sandrine, -

Nouveauté : une circulaire ministérielle du 21 février 2012 a supprimé le terme « Mademoiselle » dans la correspondance administrative au motif qu’il fait référence à la situation matrimoniale de la personne, information injustifiée et inutile à la correspondance.

 

2. Formules spécifiques :

Ces formules prennent en compte l’importance de la situation sociale du destinataire.

Voici les plus fréquentes :

  • Madame, ou Monsieur, lorsque le destinataire est enseignant,
  • Monsieur le Directeur, ou Madame la Directrice, si le destinataire est un responsable d’établissement scolaire ou le directeur d’une crèche. Si vous ne connaissez pas la fonction exacte de votre interlocuteur au sein d’un établissement scolaire, vous écrirez seulement: Madame, ou Monsieur, (d’autant que les appellations des fonctions diffèrent dans les établissements publics et privés)
  • Si votre interlocuteur est professeur agrégé à la faculté ou en médecine, vous écrirez: Monsieur le Professeur, ou Madame le Professeur,
  • Monsieur le Directeur, si le destinataire est chef d’entreprise,
  • Monsieur ou Madame le suivi du titre, (avec une majuscule) pour une correspondance destinée à un maire, un député, un sénateur, un conseiller général ou régional, un préfet ou un sous-préfet, un ministre, un recteur d’académie, un doyen d’université, un curé, un pasteur, un rabbin ou un imam.

Vous adressant :

  • à un haut fonctionnaire ou à un membre du directoire d’un grand établissement, vous écrirez Monsieur le Directeur général,
  • au ministre de la justice : Monsieur le Garde des Sceaux, (c’est en France, le titre donné au Ministre de la justice depuis 1848),
  • au Premier Ministre : Monsieur le Premier Ministre,
  • au Chef de l’état (français) : Monsieur le Président de la République,
  • à un ambassadeur : Monsieur l’Ambassadeur, et à une ambassadrice : Madame l’Ambassadrice,
  • au procureur de la république : Monsieur le Procureur, si le procureur est une dame, le terme est maintenant admis au féminin: longtemps nous écrivions Madame le Procureur, désormais vous pourrez écrire Madame la Procureure,
  • au président d’un tribunal, d’une cour de justice ou d’un conseil d’administration : Monsieur le Président, si vous avez connaissance que le président est une dame, vous écrirez Madame la Présidente,
  • à un notaire, un avocat, un commissaire priseur ou un académicien : Maître,
  • à un médecin, un dentiste ou un vétérinaire: Docteur, (titre du diplôme de fin d’études),
  • à un cardinal : Éminence,
  • au pape : Votre Sainteté,
  • à un général, un colonel ou un commandant d’armée : Mon Général, Mon Colonel, Mon Commandant, si vous êtes un homme et Général, Colonel, Commandant, si vous êtes une femme.

Utiliser la formule juste et conforme aux usages de la correspondance sera preuve de votre sérieux et contribuera à vous assurer une réponse.

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Dominique Blanc pour Scriptitem

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